Betreuung der internen IT auslagern

Der elektronische Datenaustausch, EDI (Electronic Data Interchange), ist eine unverzichtbare Komponente in nahezu allen Unternehmen. In kürzester Zeit lassen sich auf diesem Weg wichtige Dokumente freigeben und verarbeiten, wobei dank moderner, standardisierter Technologie potenzielle Fehlerquellen minimiert werden. Daneben ist es sichergestellt, dass auf diesem Weg auch eine deutliche Verbesserung der Datenanalyse, des Reporting, der Datentransparenz sowie der Datenerfassung und Rückverfolgung deutlich erfolgen kann. Letztlich führt dieses zu einer Optimierung der Effizienz und generiert die Steigerung der Produktivität.

In diesem Zusammenhang müssen jedoch umfangreiche Maßnahmen getroffen werden, damit der Vorteil des elektronischen Datenaustauschs auch den gewünschten Erfolg erbringt. Zum einen ist dieses mit einem hohen Kostenanteil verbunden, andererseits sind in vielen Unternehmen schlicht zu wenig Fachkräfte für derartige Lösungen vorhanden, die aufgrund der Komplexität schnell überfordert sind. Daher bietet es sich an, die interne IT auszulagern und durch einen externen EDI Anbieter betreuen zu lassen.

Welche Aufgaben übernehmen EDI Anbieter?

Die EDI Implementierung stellt für einige Unternehmen eine nicht zu unterschätzende Herausforderung dar. Der Betrieb eines EDI Systems setzt zwingend eine ERP Lösung voraus, durch die sich Daten erzeugen lassen und deren Lesbarkeit gewähren. Für einen ordnungsgemäßen Datenaustausch sind darüber hinaus ein Konverter sowie ein Konnektor erforderlich, die im Zusammenspiel die internen Unternehmensdaten auf das erforderliche Datenformat übersetzen und schlussendlich an die gewünschte Stelle versenden.

Insbesondere kleine und mittlere Betriebe verfügen zwar über ERP Lösungen, sind jedoch nicht mit einem EDI Modul ausgestattet. Große Unternehmen können auf einzelne Konverter zurückgreifen, sind jedoch aufgrund des umfangreichen Datenflusses nicht mehr in der Lage, sämtliche erforderlichen Schnittstellen und Formate zu bedienen. Um all dieses zu bewältigen, ist ein übermäßiger Zeitaufwand erforderlich, der mit hohen Kosten verbunden ist.

Auch wenn oftmals eine interne Konverterlösung ins Auge gefasst wird, erscheint dieses keine optimale Entscheidung. Die Installation und Konfiguration ist sehr kostspielig wobei zudem die entsprechenden Fachkräfte vorhanden sein müssen. Diese Aufgaben werden von einem externen EDI Anbieter übernommen, sodass keine zusätzliche Software benötigt wird, Mitarbeiter sich auf ihre Kernkompetenzen beschränken können und keine wichtige Ressourcen unnötig verschwendet werden:

  • Reibungsloser Betrieb der Systeme
  • Beratende und betreuende Funktion während der Einführungsphase
  • Analyse und Aktualisierung der individuell erforderlichen Stammdaten
  • Ermittlung der Infrastruktur der Kunden mit Austausch und Konvertierung der verwendeten Dokumentenstandards

Anschließen erfolgt der reguläre Betrieb des EDI, wobei bei dem erstmaligen Versand der Daten die korrekte Verarbeitung und Lesbarkeit für den Empfänger überprüft werden. Mögliche Fehlerquellen lassen sich so schnell und unkompliziert eruieren und beheben.

Welche Vorteile und Nutzen für Unternehmen und Kunden erbringt ein EDI Anbieter?

Auch nach der Einführung der EDI Prozesse stehen gute EDI Anbieter den Kunden rund um die Uhr zur Verfügung. Die externen Dienstleister sorgen dafür, dass eine ordnungsgemäße Verbindung in allen Bereichen besteht. Unternehmen profitieren im Rahmen der Betreuung des Weiteren davon, dass auch beim potenziellen technischen Problemen schnellstmöglich optimale Lösungen gefunden werden. Auch im Monitoringbereich gewähren die Anbieter einen reibungslosen Ablauf, sodass eine ordnungsgemäße Übertragung elektronischer Nachrichten stets gewährt bleibt.

Die Inanspruchnahme eines EDI Anbieters erweist sich für die Unternehmen schnell als äußerst vorteilhaft. Nach der Testphase des Programms wird umgehend in den Produktbetrieb gewechselt und die relevanten Daten werden vollautomatisch ans Kunden und Partner übermittelt. Dieses geschieht in transparenter Form, sodass die Verantwortlichen stets auf dem Laufenden sein werden.

Um bestmögliche Lösungen für das eigene Unternehmen zu finden, ist ein guter EDI Anbieter eine wesentliche Voraussetzung. Daher ist es unabdingbar, dass die Entscheider sich zuvor mit den individuellen Anforderungen und den technischen Optionen auseinandersetzen. Beispielhaft seien hier die Flexibilität der Dienstleister bezüglich der Schnittstellen sowie des Übertragungsprotokolls erwähnt. Darüber hinaus gilt es natürlich auch, den Kostenfaktor in den jeweiligen Segmenten zu berücksichtigen und herauszufiltern, in welchem Maße der Service und Support tatsächlich gegeben ist.

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